eHramba.si®

Zunanja storitev elektronske hrambe omogoča učinkovit, cenovno ugoden, varen in zakonsko skladen način prehod na hrambo poljubne poslovne in druge dokumentacije v elektronski obliki.

Storitev elektronske hrambe

Zunanja storitev eHramba.si® je zmogljiva, varna in zakonsko skladna elektronska hramba namenjena podjetjem in organizacijam različnih velikosti. Zagotavlja dolgoročno elektronsko hrambo vseh dokumentov na enem mestu.

eHramba.si® vključuje najnaprednejše tehnološke rešitve za upravljanje dokumentarnega gradiva in zagotavljanje njegove celovitosti in avtentičnosti na dolgi rok. Uporabnikom je na voljo prek varnih spletnih povezav z uporabniškim vmesnikom li vmesnikom spletnih storitev za neposredno integracijo s poslovnimi informacijskimi sistemi. Storitev eHramba.si® zagotavljata celovito, varno in zakonsko skladno elektronsko hrambo za poljubno poslovno in drugo vrsto dokumentacije na enem mestu.

Storitev eHramba.si® deluje v skladu z veljavno slovensko zakonodajo. Hramba dokumentov v sistemu eHramba.si® je skladna s potrjenimi notranjimi pravili, medtem ko je storitev akreditirana pri Arhivu Republike Slovenije.

Storitev je primerna za podjetja in organizacije, ki želijo:

  • doseči neposredno zniževanje stroškov operativnega poslovanja, 
  • zniževati stroške komunikacije s strankami in partnerji, 
  • optimizirati poslovne procese interno in s partnerji 
  • razbremeniti lastno infrastrukturo in poslovni informacijski sistem, 
  • preusmeriti poslovni model v izrabo zunanjih kakovostnih storitev in 
  • zagotoviti večjo varnost lastne dokumentacije itd. 

Uporaba storitev elektronske hrambe predstavlja poceni, zanesljivo, varno in udobno uporabo elektronskega arhiva brez izdelave zapletenih organizacijskih postopkov in vzpostavljanja drage infrastrukture za zagotavljanje zakonske skladnosti lastnega dokumentarnega gradiva. Zunanjo storitev elektronske hrambo zagotavlja družba SETCCE d.o.o. v sodelovanju s podjetjem ZZI d.o.o.

Zajem dokumentov

Zajem dokumentov je predpogoj za elektronsko hrambo dokumentarnega gradiva. Dokumenti, ki vstopaj v elektronsko hrambo so lahko izvorno elektronski (e-računi, e-pogodbe) ali papirni. Papirne dokumente je potrebno pred vlaganjem v elektronsko hrambo pretvoriti v elektronsko obliko.

Elektronska oblika (format) dokumentov, ki vstopajo v elektronsko hrambo mora biti izbrana skladno s zahtevami slovenske zakonodaje (Enotne tehnološke zahteve). Zgolj pravilno izbrani elektronski format zagotavlja dolgoročno uporabno vrednost hranjenega dokumentarnega gradiva.

Vsak dokument mora biti pred vstopom v elektronsko hrambo in kasneje med časom hranjena opremljen z ustreznimi varnostnimi vsebinami (časovni žig). Varnostne vsebine skrbijo za avtentičnost in celovitost shranjenega gradiva ter za dolgoročno veljavnost elektronskih podpisov (v kolikor so elektronski dokumenti tudi podpisani).

V družbi SETCCE d.o.o. zagotavljamo zakonsko skladno pretvorbo papirne dokumentacije v sodelovanju s partnerji, ki ponujajo prilagodljiv in najkakovostnejši nivo izvajana storitev skeniranja. Vsi skenirani dokumenti so doloženi v elektronsko hrambo eHramba.si®, ki jo je akreditiral Arhiv Republike Slovenije.

Notranja pravila

Notranja pravila določajo organiziranost podjetja ali organizacije pri elektronski hrambi, določajo tehnologijo, ki jo uporabljamo za elektronsko hrambo ter pogoje in način uporabe elektronske hrambe.

Izdelava notranjih pravil poteka v določenih korakih. Gap analiza prikaže vse vrzeli podjetja pri uvedbi elektronske hrambe čemur sledijo potrebni ukrepi in zahteve za hrambo gradiva. Notranja pravila elektronske hrambe vključujejo še opis tehnologije, ki je uporabljena za elektronsko hrambo, organizacijo podjetja in procese povezane z izvajanjem elektronske hrambe ter načrt za njihovo izdelavo. Notranja pravila je potrebno pregledati in osvežiti letno oziroma po potrebi, ko pride do sprememb v podjetju ali organizaciji.

Notranja pravila lahko podjetje ali organizacija potrdi pri Arhivu Republike Slovenije. Potrjena notranja pravila zagotavljajo skladnost izvajanja elektronske hrambe z zakonodajo, ki velja na področju Republike Slovenije.

Zakonska osnova 

Zakonsko osnovo za elektronsko hrambo predstavljata Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) in Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Oba zakona vključujeta tudi podzakonske akte in sicer za področje elektronske hrambe Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih ter Enotne Tehnološke Zahteve (ETZ).

ETZ predstavlja zbirko tehnoloških zahtev za uvedbo in izvajanje elektronske hrambe. Uporabljen je kot priročnik za tehnično uvedbo in izvedbo elektronske hrambe v podjetjih in organizacijah.